Økonomirutiner
Melhus Fotball – Økonomirutiner
Skjema for Månedslutt / Avstemming, Refundering, Fakturagrunnlag m.m.
Utbetalingsbilag
Alle utbetalingsbilag (Dommerregninger, utlegg etc.) sendes inn elektronisk som "Utlegg" i Hoopit.
Innsendelse av utlegg:
-I Hoopit-appen så velger du gruppen som utlegget tilhører
-Trykk på "+" og velg Utlegg
-"Last opp kvittering": Last opp eller ta et bilde av kvitteringen
-"Kategori":Velg riktig kategori. F.eks: "Dommerregning"
-"Beløp": Beløpet som skal utbetales
-"Utlegg Dato": Når utlegget ble gjort
-"Beskrivelse": Kort beskrivelse av utlegget
-Trykk "Legg til utlegg" (Nytt krav).
-Har man flere utlegg kan man trykke på "Legg til utlegg" igjen
-Sjekk så at informasjonen din under "Detaljer" stemmer og trykk "Lever krav".
-Kravet blir sendt til økonomiansvarlig i gruppen for godkjenning. Du vil få beskjed når kravet er godkjent
-Utbetaling hver fredag
Utsendelse av faktura
Ved fakturering skal et fakturagrunnlag fylles ut og oversendes til idrettslagets regnskapsbyrå Aider, som utsteder og sender ut fakturaen. Det er utarbeidet en mal for fakturagrunnlag som skal benyttes. Dette gjelder alt som skal faktureres fra fotballavdelingen.
Elektronisk skjema: (Forenklet uten vedlegg)
https://forms.gle/L27fgpiVZDMc1FfKA
Skjema som sendes inn manuelt:
Skjema fakt.grunnlag Melhus IL
Interne transaksjoner
Ved interne føringer i klubben som f.eks. overføringer mellom lag osv. skal det sendes mail til klubbens økonomiansvarlig som videre utarbeider bilag for oversendelse til regnskapsfører. Dette gjøres til følgende Mailadresse: okonomi@fotball.melhusil.no
Regnskap og prosjekt (lag)
Det er et eget regnskap for hvert enkelt lag. Dette gjøres ved at alle billag merkes med et prosjektnummer ved føring i regnskapet. En egen ID (prosjektnummer) er innført på hvert lag. Dette nummeret består av en bokstav (G for gutter og J for jenter) samt fødselsår.
Feks.; Gutter født i 2009 har prosjektnummer: G2009.
Det er derfor helt vesentlig at alle innkommende bilag og fakturaer merkes med riktig prosjektnummer. Dette må også opplyses til de enkelte leverandører
